Le document unique pour l'activité liée à l'emploi et à la formation

Est-ce que le document unique est obligatoire pour le centre de formation et le cabinet de recrutement ?

Oui le document unique est obligatoire pour toutes entreprises dont les prestataires de recrutement et d'emplois formation, quel que soit son statut juridique, sa raison sociale, son nombre de salariés et le statut de ces derniers. Exemple : quand un cabinet RH embauche un consultant senior, l’entreprise doit obligatoirement élaborer le document unique pour indiquer les risques encourus par la nouvelle recrue dans le cadre de sa mission comme le risque routier par exemple. Il en va de la responsabilité du chef d’entreprise ou son représentant en cas d’accident. Ce sont les articles 4221-1 et 4221-2 qui font référence en la matière. Ne pas les respecter, c’est encourir des sanctions d’ordre administratives et pénales parfois lourdes. En cas d’accident ou de maladie grave entrainant une IPP sur un risque non identifié, comme une chute dans les escaliers ou un cas de risque psychosocial de type harcellement ou burn out, la victime peut se constituer partie civile pour obtenir condamnation de son employeur pour manquement à ses obligations de prévention. Nul va sans dire que les conséquences de ces actions en justice portées devant le TGI peuvent être lourdes, si, faute d’un dossier solide incluant le document unique, le président du tribunal désigne comme responsable l’employeur. Bien que ces cas soient rares, ils sont néanmoins possibles et nécessitent la mise en place du document unique dans l’entreprise.

Comment évaluer les risques professionnels des salariés d'un centre de formation ou d'un cabinet de recrutement ?

Pour évaluer les risques au travail d'un etablissement en charge de la formation professionnelle d'accompagnement RH et son équipe, il faut se doter d’une bonne organisation et de bons outils. Qu’est-ce qu’une bonne organisation ? C’est d’abord intégrer le fait que la prévention des risques professionnels fait partie des objectifs de l’entreprise. Qui dit objectifs dit moyen terme (+/-<12> mois), avec des moyens et des ressources pour mettre en place les plans d’actions de prévention en vue de la réalisation des objectifs. Qu’est-ce que de bons outils ? C’est permettre aux différents acteurs chargés de la réalisation des objectifs de prévention, d’avoir les moyens matériels (comme une bonne solution en ligne par exemple) et humains pour fonctionner. Pour se faire, on désigne une personne responsable de l’évaluation des risques. Le directeur du centre ou son représentant donne le temps nécessaire pour la mise en place du plan de prévention avec des objectifs quantitatifs et qualitatifs définis. Par exemple, il faudra invotorier et mettre à jour les nouveaux risques encourus par les personnels comme l'arrivée du covid-19. Pour se faire on donne les prérogatives au responsable de la prévention qui sera habilité à se rendre dans les différents services du centre (salle de formation, parking des stagiaires...) appelés unités de travail pour analyser les risques.

Comment évaluer les risques du centre de formation professionnel ?

Il existe plusieurs moyens. Tout d’abord, la personne en charge de l’évaluation appelée préventeur, aura à cœur d’exercer sa mission avec toute l’énergie et la sensibilité pour la préservation de la santé de ses collègues ou collaborateur. Quelles sont ces compétences ? La connaissance des dangers spécifiques au métier de la formation comme les conditions de travail des formateurs (stress, risque routier...), le savoir être et la communication avec l’ensemble de l’organisation de l’entreprise. Sur ce socle de compétence, il réalisera l’inventaire des risques en s’appuyant sur un protocole admis par l’ensemble des acteurs de la branche et de la vulgarisation de la prévention. Ce protocole repose essentiellement sur le répertoriage et la classification des risques professionnels, débouchant sur l’analyse et l’estimation du risque considéré, comme le stress généré par les apprenant dans les salles de formation; pour enfin inscrire tous ces éléments dans le document unique avec les plans d'action qui correpondent. Exemple: l'ouverture systématique des fenêtre pendant les pauses. Le support pour la mise en œuvre de ce travail est libre. Il adviendra à chacun de trouver la solution qui lui permettra de rendre très lisible les résultats. Notre solution permet de le faire rapidement et conformément.

Comment faire la mise à jour du document unique dans un cabinet de ressources humaines ?

Le document unique comprend deux niveaux d’élaboration. Soit le cabinet n’a jamais réalisé son document unique, soit la mise à jour s’effectue régulièrement. Le principe est simple. Au départ il faut collecter les informations auprès des gens concernés, c’est-à-dire les salariés. Ensuite vient le temps de la compilation des informations récupérées (gérée automatiquement par notre solution). C’est à ce moment qu’interviennent les notions de « construction » puis de « mise à jour » du document unique. Plus le cabinet est grand avec plusieurs entités régionales voir nationales (plusieurs sites sur lesquels travaillent les salariés), plus le temps à consacrer pour construire le document unique, est important. On confond trop souvent construction c’est-à-dire inventaire des risques, et mise à jour, c’est-à-dire leur suivi, même si les deux sont liés. La mise à jour est en lien direct avec le plan de prévention qui consiste à mettre en œuvre les préventions décidées pour supprimer le risque. Il appartiendra au préventeur de trouver une solution efficace pour gérer les données, les formaliser, les stocker et les mettre à disposition une fois traitées. C'est le cas de notre solution.