Le document unique pour l'expertise comptable

Comment faire la mise à jour du document unique dans un cabinet d'expertise comptable ?

Le document unique comprend deux niveaux d’élaboration. Soit le cabinet n’a jamais réalisé son document unique, soit la mise à jour s’effectue régulièrement. Le principe est simple. Au départ il faut collecter les informations auprès des gens concernés, c’est-à-dire les salariés. Ensuite vient le temps de la compilation des informations récupérées (géré automatiquement par notre solution). C’est à ce moment qu’intervient les notions de « construction » puis de « mise à jour » du document unique. Plus le cabinet est grand avec plusieurs entités régionales voir nationales (plusieurs sites sur lesquels travaillent les salariés), plus le temps à consacrer pour construire le document unique, est important. Cette approche doit être bien comprise par les entreprises qui ne connaissent pas forcément la méthode pour être efficace dans l’élaboration du document unique. On confond trop souvent construction c’est-à-dire inventaire des risques, et mise à jour, c’est-à-dire leur suivi, même si les deux sont liés. La mise à jour est en lien direct avec le plan de prévention qui consiste à mettre en œuvre les préventions décidées pour supprimer le risque. Donc, de facto, on revient toujours sur le document unique pour faire les mises à jour. Il appartiendra au préventeur de trouver une solution efficace pour gérer les données, les formaliser, les stocker et les mettre à disposition une fois traitées. C'est le cas de notre solution.

Comment évaluer les risques de l’entreprise d'un cabinet comptable ?

Il existe plusieurs moyens. Tout d’abord, la personne en charge de l’évaluation appelée préventeur, aura à cœur d’exercer sa mission avec toute l’énergie et les compétences requises pour évaluer avec efficacité. Qu’elles sont ces compétences ? La connaissance métier, la connaissance de la gestion des risques professionnels, le savoir être et la communication avec l’ensemble de l’organisation de l’entreprise. Sur ce socle de compétence, il réalisera l’inventaire des risques en s’appuyant sur un protocole admis par l’ensemble des acteurs de la branche et de la vulgarisation de la prévention. Ce protocole repose essentiellement sur le répertoriage et la classification des risques professionnels suivant un cheminement allant : de l’unité de travail de l’entreprise, par exemple les services administratifs (au sens géographique du terme) appelé bureaux, en passant par la situation de travail du salarié, par exemple, le travail devant écran, débouchant sur l’analyse et l’estimation du risque (l’intensité lumineuse trop forte de l’écran) pour enfin inscrire tous ces éléments dans le document unique. Le support pour la mise en œuvre de ce travail est libre. Il adviendra à chacun de trouver la solution qui lui permettra de rendre très lisible les résultats. Notre solution permet rapidement et conformément de le faire.

Comment évaluer les risques professionnels des salariés d'un expert-comptable ?

Pour évaluer les risques au travail d'un expert-comptable et son équipe, il faut se doter d’une bonne organisation et de bons outils. Qu’est-ce qu’est une bonne organisation ? C’est d’abord intégrer le fait que la prévention des risques professionnels fait partie des objectifs de l’entreprise. Qui dit objectifs dit moyen terme (+/-<12-18> mois), avec des moyens et des ressources pour mettre en place les plans d’actions de prévention en vue de la réalisation des objectifs. Qu’est-ce que de bons outils ? C’est permettre aux différents acteurs chargés de la réalisation des objectifs de prévention d’avoir les moyens matériels (comme une bonne solution en ligne par exemple) et humains pour fonctionner. Une fois qu’on s’est dit ça, comment fait-on ? On désigne une personne responsable de l’évaluation des risques. L'expert-comptable directeur du cabinet ou son représentant donne le temps nécessaire pour la mise en place du plan de prévention avec des objectifs quantitatifs et qualitatifs définis. Par exemple, il faudra inventorier les nouveaux risques encourus par les personnels comme l'arrivée du covid-19. Pour se faire on donne les prérogatives au préventeur qui sera habilité à se rendre dans les unités de travail concernées pour analyser les risques.

Est-ce que le document unique est obligatoire pour le cabinet d'expertise ?

Oui le document unique est obligatoire pour toutes entreprises dont les cabinets d'expertises, quel que soit son statut juridique, sa raison sociale, son nombre de salariés et le statut de ces derniers. Exemple : quand un cabinet embauche un apprenti, l’entreprise doit obligatoirement élaborer le document unique pour indiquer les risques que le nouvel embauché encourt dans le cadre de sa mission. Il en va de la responsabilité du chef d’entreprise ou son représentant en cas d’accident (routier par exemple). Ce sont les articles 4221-1 et 4221-2 qui font référence en la matière. Ne pas les respecter, c’est encourir des sanctions d’ordre administratives et pénales parfois lourdes. Par exemple en cas de contrôle par l’inspection du travail celle-ci peut administrer une amende de 1500€ en cas d’absence de DUEPR, passant à 3000€ pour récidive et refus d’obtempérer. Pire encore, en cas d’accident ou de maladie grave (chute dans les escaliers, risques psychosociaux), la victime peut se constituer partie civile pour obtenir condamnation de son employeur pour manquement à ses obligations de prévention. Nul va sans dire que les conséquences de ces actions en justice, portées devant le TGI, peuvent être lourdes si, faute d’un dossier solide incluant le document unique, le président du tribunal désigne comme responsable l’employeur. De ce fait, ces actions en justice entrainent de longues et couteuses procédures dont les condamnations peuvent aller jusqu’à la fermeture de l’entreprise. Bien que ces cas soient rares, ils sont néanmoins possibles et nécessitent la mise en place du document unique dans l’entreprise.